Politique de protection des données à caractère personnel des clients et prospects - Nord Tourisme

1.  Dispositions générales

 

1.1.   Contexte et définitions

 

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

La présente politique est mise en œuvre par l’Agence de Développement et de Réservation Touristiques du Nord (ci-après appelée « ADRT du Nord »), qui a pour principales activités le développement de l’offre touristique, la promotion des destinations touristiques et la commercialisation de l’offre touristique du Département du Nord.

Dans le cadre de son activité, l’ADRT du Nord met en œuvre des traitements de données à caractère personnel relatifs aux données de ses clients, partenaires et prospects.

Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :

-          les clients sont entendus comme toutes personnes physiques ou morales engagées au titre d’un contrat de quelque nature que ce soit auprès de l’ADRT du Nord, étant précisé que celle-ci a vocation à œuvrer auprès de clients professionnels du tourisme, de départements ou du grand public ;

 

-          les partenaires sont entendus comme toutes personnes physiques ou morales intervenant dans le secteur du tourisme et entretenant à ce titre des relations avec l’ADRT du Nord, telles que notamment professionnels du tourisme du département, porteurs de projet et investisseurs internes et externes, distributeurs de séjour, collectivités territoriales et leurs groupements ou encore partenaires institutionnels ;

 

-          les prospects sont entendus comme tout client potentiel ou tout contact destinataire de messages promotionnels de l’ADRT du Nord dont les données ont été collectées directement via des formulaires de contact, des évènements ou indirectement via tout partenaire de l’ADRT du Nord.

1.2.   Objet et portée

 

La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place du traitement des données à caractère personnel des clients, partenaires et prospects de l’ADRT du Nord.

À ce titre, la présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de l’ADRT du Nord et ainsi de formaliser les droits et les obligations dont disposent les clients, partenaires et prospects s’agissant du traitement de leurs données.

La présente politique ne porte que sur les traitements dont l’ADRT du Nord est responsable ainsi que sur les données qualifiées de « structurées ».

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par l’ADRT du Nord ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par lui.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre l’ADRT du Nord et ses clients, partenaires et prospects.

Aucun traitement n’est mis en œuvre par l’ADRT du Nord concernant des données de clients, partenaires et prospects s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour ses services ou traitées en relation avec ses services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.

Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des clients, partenaires et prospects par le biais d’une modification de la présente politique.

2.  Les données des clients

 

2.1.          Types de Données collectées

 

Données non techniques

(selon les cas d’usage)

·         Identité et identification (nom, prénom, date de naissance, pseudo, numéro client)

·         Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone) 

·         Vie professionnelle / vie personnelle lorsque c’est nécessaire

Données techniques

(selon les cas d’usage)

·         Données d’identification (adresse IP)

·         Données de connexion (logs, token notamment)

·         Données d’acceptation (clic)

·         Données de localisation.

 

2.2.          Origine des données

L’ADRT du Nord collecte les données de ses clients à partir de :

-       données fournies par le client (formulaire papier, bon de commande, contrat, carte de visite) ;

-       fiches ou formulaires électroniques remplis par le client ;

-       données saisies en ligne (site web, réseaux sociaux, …) ;

-       inscription à des évènements organisés par l’ADRT du Nord (ex : salon, workshops, …) 

-       location ou acquisition de bases de données de façon exceptionnelle ;

-       communication de contacts par l’intermédiaire d’entreprises spécialisées ou de partenaires de l’ADRT du Nord.

 

2.3.          Finalités

Selon les cas, l’ADRT du Nord traite les données de ses clients pour les finalités suivantes :

-       gestion de la relation client (GRC) ;

-       vente de séjours touristiques en direct ou par l’intermédiaire de partenaires distributeurs;

-       gestion des événements organisés par l’ADRT du Nord (salons, workshops, …) ;

-       envoi de newsletters ou fils d’informations ;

-       gestion des comptes clients ;

-       réponses aux questions susceptibles d’être posées par téléphone ou en ligne ;

-       amélioration des services de l’ADRT du Nord ;

-       réponse aux obligations administratives de l’ADRT du Nord;

-       community management ;

-       réalisation de statistiques.

2.4.          Durées de conservation

La durée de conservation des données de ses clients est définie par l’ADRT du Nord au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

Traitement

Durée de conservation

Données relatives aux clients

Pendant la durée des relations contractuelles avec l’ADRT du Nord, augmentée de 3 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription

Données techniques

1 an à compter de leur collecte

Cookies

13 mois

 

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Il est rappelé aux clients que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que l’ADRT du Nord n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

 

2.5.          Base légale

Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :

Clients

Exécution précontractuelle ou contractuelle

3.  Les données des partenaires

 

3.1.          Types de Données collectées

Données non techniques

(selon les cas d’usage)

·         Identité et identification (nom, prénom, date de naissance, pseudo, numéro client)

·         Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone)

·         Vie personnelle / professionnelle lorsque c’est nécessaire

Données techniques

(selon les cas d’usage)

·         Données d’identification (adresse IP)

·         Données de connexion (logs)

·         Données d’acceptation (clic)

·         Données de localisation

 

3.2.          Origine des données

L’ADRT du Nord collecte les données de ses partenaires à partir :

-       des informations récoltées via directement via les partenaires ;

-       des fiches ou formulaires électroniques remplis par les partenaires ;  

-       des inscriptions ou abonnements à nos services en ligne (newsletter, réseaux sociaux, …) ;

 

3.3.          Finalités

Selon les cas, l’ADRT du Nord traite les données de ses partenaires pour les finalités suivantes :

-       gestion de la relation partenaires ;

-       labellisation de sites et d’équipements pour les filières confiées par le Département du Nord ;

-       opérations d’ingénierie touristiques (diagnostics et études de faisabilité, appui au montage de projets et dossiers de demande de subvention) ;

-       opérations de mise en réseau et de concertation des différents partenaires ;

-       opérations d’aide à la mise en marché des prestataires partenaires ;

-       gestion des événements organisés par l’ADRT du Nord (salons, workshops, etc.) ;

-       réponses aux questions susceptibles d’être posées par téléphone ou en ligne ;

-       opérations de formation des prestataires partenaires ;

-       opérations de recherche des partenaires distributeurs ;

-       réalisation de statistiques.

 

3.4.          Durées de conservation

La durée de conservation des données des partenaires est définie par l’ADRT du Nord au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

Traitement

Durée de conservation

Données relatives aux partenaires

Pendant la durée des relations contractuelles avec l’ADRT du Nord, augmentée de 3 ans à des fins de suivi de la relation, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription

Cookies

13 mois

Données techniques

1 an à compter de leur collecte

 

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Il est rappelé aux partenaires que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que l’ADRT du Nord n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer

3.5.          Base légale

Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :

Partenaires

Exécution précontractuelle ou contractuelle

 

4.  Les données des prospects

 

4.1.          types de Données collectées

Données non techniques

(selon les cas d’usage)

·         Identité et identification (nom, prénom, date de naissance, pseudo, numéro client)

·         Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone) : notamment pour l’envoi de newsletter et la livraison des journaux

·         Vie professionnelle (fonction) lorsque c’est nécessaire

Données techniques

(selon les cas d’usage)

·         Données d’identification (adresse IP)

·         Données de connexion (logs)

·         Données d’acceptation (clic)

·         Données de localisation

 

4.2.          Origine des données

L’ADRT du Nord  collecte les données de ses prospects à partir de :

-       données fournies par le prospect (formulaire papier, carte de visite, ...) ;

-       fiches ou formulaires électroniques remplis par le prospect ;

-       données saisies en ligne (site web, réseaux sociaux, …) ;

-       inscription ou abonnement à nos services en ligne (site web, réseaux sociaux, …) ;

-       inscription à des évènements organisés par l’ADRT du Nord (ex : salons, workshops, …)

-       liste communiquée par les organisateurs d’évènements ou de conférence auxquelles nous participons ;

-       location de bases de données par l’ADRT de façon exceptionnelle ;

-       communication de contacts par l’intermédiaire d’entreprises spécialisées ou de partenaires de l’ADRT du Nord.

 

4.3.          Finalités

Selon les cas, l’ADRT du Nord traite les données de ses prospects pour les finalités suivantes :

-       gestion de la relation prospect (GRP) ;

-       gestion des événements organisés par l’ADRT du Nord (salons, workshops, ...) ;

-       envoi de nos newsletters ou fils d’informations ;

-       réponses aux questions qui nous sont posées (par téléphone ou en ligne) ;

-       animation de sites internet en partenariat avec nos partenaires ;

-       opération de promotion de l’ADRT du Nord et du tourisme dans le Département du Nord sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, YouTube, Instagram, …) ;

-       analyse comportementale des prospects ;

-       community management ;

-       réalisation de statistiques.

-        

4.4.          Durées de conservation

La durée de conservation des données des prospects est définie par l’ADRT du Nord au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

Traitement

Durée de conservation

Données relatives aux contacts et prospects

3 ans à compter de leur collecte par l’ADRT du Nord ou du dernier contact émanant du prospect / du contact

Cookies

13 mois

Données techniques

1 an à compter de leur collecte

 

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Il est rappelé aux prospects que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que l’ADRT du Nord n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer

4.5.          Base légale

Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :

Prospects

-       Mesures précontractuelles

-       Intérêt légitime

-       Consentement lorsque la loi le requiert (ex : newsletter)

 

5.  Destinataires des données

L’ADRT du Nord s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.

Les destinataires des données à caractère personnel des clients, partenaires et prospects au sein de l’ADRT du Nord sont soumis à une obligation de confidentialité.

L’ADRT du Nord décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.

L’ADRT du Nord n’est en aucun cas responsable des dommages de toute nature qui peuvent résulter d’un accès illicite aux données à caractère personnel.

Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de clients, partenaires et prospects font l’objet d’une mesure de traçabilité.

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, l’ADRT du Nord n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

 

 

 

Destinataires internes

Destinataires externes

- le personnel habilité de l’ADRT du Nord (personnel en charge du marketing, de la gestion de la relation client, prestataire et prospect, personnel administratif, personnel en charge de l’informatique) et leurs responsables hiérarchiques ;

-       Prestataires ou services support (ex prestataire informatique, etc...) ;

 

-       le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle, etc.) ;

 

-       Administration, auxiliaire de justice le cas échéant.

 

6.  Gestion des droits des personnes

 

6.1.          Droit d’accès (droit de copie)

Les clients, partenaires et prospects disposent traditionnellement d’un droit de demander à l’ADRT du Nord la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées.

Les clients, partenaires et prospects disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

-       la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour ;

 

-       être formulée par écrit à l’adresse suivante : Nord Tourisme – 54-56 rue Jean sans Peur  - 59 000 Lille, ou à l’adresse email dpo@cdt-nord.fr.

Les clients, partenaires et prospects ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de l’ADRT du Nord. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, l’ADRT du Nord pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients, partenaires et prospects.

Si les clients, partenaires et prospects présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

Les clients, partenaires et prospects sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser l’ADRT du Nord.

 

6.2.          Mise à jour – actualisation et rectification

L’ADRT du Nord satisfait aux demandes de mise à jour :

-       automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement ou légalement peuvent être mis à jour ;

-       sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit justifier de son identité.

 

6.3.          Droit à l’effacement

Le droit à l’effacement des clients, partenaires et prospects ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.

En dehors de cette situation, les clients, partenaires et prospects pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :

-       les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;

 

-       lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;

 

-       la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par l’ADRT du Nord et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;

 

-       la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;

 

-       les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les clients, partenaires et prospects sont informés qu’il s'agit d'un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d'éviter toute communication d'informations confidentielles vous concernant à une autre personne que vous.

 

6.4.          Droit à la Limitation

Les clients, partenaires et prospects sont informés que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par l’ADRT du Nord est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à la mise en œuvre des finalités du traitement de celles-ci.

 

6.5.          Droit à la Portabilité

L’ADRT du Nord fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiquées par les clients, partenaires et prospects eux-mêmes, sur des services en ligne proposés par l’ADRT du Nord et pour les finalités reposant sur les seuls consentement des personnes et exécution d’un contrat. Dans ce cas les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

 

6.6.          Décision individuelle automatisée

L’ADRT du Nord ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.

Les outils proposés sur le site internet de l’ADRT du Nord ne sont que des outils d’aide à destination des clients et prospects et ne sauraient être considérés autrement.

 

 

6.7.          Droit post mortem

Les clients, partenaires et prospects sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse dpo@cdt-nord.fr ou par courrier postal à l’adresse suivante Nord Tourisme – 54-56 rue Jean sans Peur - 59 000 Lille accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé.

 

7.  Dispositions complémentaires

 

7.1.          Caractère facultatif ou obligatoire des RÉPONSES

Les clients, partenaires et prospects sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque. Dans le cas où des réponses sont obligatoires, l’ADRT du Nord explique aux clients, partenaires et prospects les conséquences d’une absence de réponse.

 

7.2.          Droit d’usage

L’ADRT du Nord se voit conférer par les clients, partenaires et prospects un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.

Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de l’ADRT du Nord, autrement appelées les données enrichies, demeurent sa propriété exclusive (analyse d’usage, statistiques, etc.).

 

7.3.          Sous-traitance

L’ADRT du Nord informe ses clients, partenaires et prospects qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.

Dans ce cas, l’ADRT du Nord s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

L’ADRT du Nord s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données que lui. De plus, l’ADRT du Nord se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

 

7.4.          Registre des TRAITEMENTS

L’ADRT du Nord n’est pas tenue mais a fait le choix de procéder à la mise en œuvre d’un registre des traitements.

 

 

8.  SÉCURITÉ

 

8.1.          Mesures de sécurité

Il appartient à l’ADRT du Nord de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité physique ou logique qu’elle estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent principalement :

-     gestion des habilitations pour l’accès aux données ;

-     mesures de sauvegarde interne ;

-     processus d’identification ;

-     l’adoption d’une politique de sécurité des systèmes d’information ;

-     l’utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité.

Pour ce faire, l’ADRT du Nord peut se faire assister de tout tiers de son choix pour procéder, aux fréquences qu’elle estimera nécessaires, à des audits de vulnérabilité ou des tests d’intrusion.

En tout état de cause, l’ADRT du Nord s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.

En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, l’ADRT du Nord s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.

8.2.          VIOLATION DE DONNÉES

En cas de violation de données à caractère personnel, l’ADRT du Nord s’engage à en notifier à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD.

Si ladite violation fait peser un risque élevé pour les clients, partenaires et prospects et que les données n’ont pas été protégées, l’ADRT du Nord :

-       en avisera les clients, partenaires et prospects concernés ;

-       communiquera aux clients, partenaires et prospects concernés les informations et recommandations nécessaires.

 

9.  Contacts

 

9.1.          Délégué à la protection des données

L’ADRT du Nord a désigné un délégué à la protection des données.

Les coordonnées de notre référent données personnelles sont les suivantes :

-       Nom : Jean-Jacques SETHO

-       Adresse e-mail : dpo@cdt-nord.fr

-       Tél : 03 20 57 59 59

 

9.2.          droit d’introduire une RÉCLAMATION auprès de la cnil

Les clients, partenaires et prospects concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la Cnil en France, s’ils estiment que le traitement de données à caractère personnel les concernant n'est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

Cnil – Service des plaintes

3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07

Tél : 01 53 73 22 22

 

10.     ÉVOLUTION

 

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients, partenaires et prospects par tout moyen choisi par l’ADRT du Nord en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

 

11.     Pour plus d'informations

-       Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données à l’adresse électronique suivante : dpo@cdt-nord.fr.

 

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la Cnil www.cnil.fr.